Khi muốn tạo một kịch bản trả lời tự động cho tổng đài nếu có cuộc gọi vào ví dụ “Cảm ơn quý khách đã gọi điện tới công ty của chúng tôi, Để gặp bộ phận hỗ trợ bấm phím 1, Để gặp bộ phận chăm sóc bấm phím 2” … thì chúng ta cần chuẩn bị trước một số nội dung như sau

• Đã có lời chào upload từ trước đó (Hướng dẫn upload lời chào ở đây)

• Đã tạo số nội bộ hoặc nhóm nội bộ (Hướng dẫn tạo số nội bộ và nhóm nội bộ)

Lời chào tự động có thể tùy biến theo nhu cầu của người sử dụng và không cố định với bất kỳ tổ chức nào, Trong bài viết này chúng ta có thể sử dụng một kịch bản trả lời tự động đơn giản như sau

• Cảm ơn quý khách đã liên hệ tới công ty của chúng tôi, Để gặp bộ phận hỗ trợ bấm phím 1 , Để gặp bộ phận chăm sóc bấm phím 2, Để được tư vấn bấm phím 3

• Trong đó phím 1 bộ phận hỗ trợ sẽ đổ chuông vào số 101 của bạn Nguyễn Văn A

• Phím 2 bộ phận chăm sóc sẽ đổ chuông vào nhóm chăm sóc có 2 số máy nhánh là 102 và 103, hình thức đổ chuông là lần lượt các máy (chuyển tiếp đổ chuông 2 máy sau 15s nếu máy kia không bắt cuộc gọi)

• Phím 3 gặp tư vấn sẽ chuyển tiếp ra 1 số di động bất kì 098xxxxxxx

Để thực hiện kịch bản trên chúng ta truy cập vào trang quản trị của tổng đài chon “Cấu hình cuộc gọi” –> “Cấu hình lời chào”

Tiếp theo chúng ta click vào “Thêm” sẽ hiện ra một cửa sổ như ảnh bên dưới

Trong ảnh trên chúng ta cần nhập các thông tin sau

• Tên IVR : Tên của kịch bản chúng ta muốn tạo

• Diễn giải: Mô tả thông tin của lời chào

• Âm thanh : Nên chọn âm thanh để lựa chọn lời chào ghi âm sẽ có thoại tốt nhất

• Nội dung lời chào : Chọn lời chào đã upload lên từ trước đó

• Bấm số trực tiếp : Nếu muốn người gọi có thể bỏ qua lời chào và bấm trực tiếp số người cần gặp ví dụ số 104 (Nguyễn Văn B) thì tick vào “Có”

Các thông tin sẽ hiển thị như ảnh bên dưới

Tiếp theo chúng ta click vào “Thêm phím mới” như ảnh bên dưới

Ở đây chúng ta cần tạo 3 phím là phím 1, phím 2 và phim 3 và lựa chọn như hình ảnh bên dưới theo đúng kịch bản trên và click vào “Xác nhận”

Như vậy là chúng ta đã tạo xong kịch bản lời chào cho tổng đài

---

Vfone.vn

Khi cần hỗ trợ xin liên hệ với chúng tôi:

Công ty phần mềm Nhân Hòa

• Trụ sở Hà Nội: 32 Võ Văn Dũng, Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh HCM: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12,Quận 10, TP HCM
• Hotline: 19006680